Tre vanliga misstag som Engelska Pro löser när svenskar mejlar

Mejlkonversation på engelska är en utmaning för många av oss. Hur hittar man rätt nivå mellan det personliga och det professionella? I mejl saknar vi de vanliga skyddsnäten som vi har när vi pratar med varandra öga mot öga. Det som funkar när vi har kroppsspråk, minspel och tonfall kan lätt misstolkas i text. NE ger tre exempel på misstag som svenskar gör i mejl. Känner du igen dig?

De flesta av oss älskar när våra arbetsplatser känns internationella, och när det talas olika språk vid kopieringsmaskinen och på kafferasten. Att höra fler språk än vårt eget vidgar vår känsla av att världen hör samman och ger oss större insikt i att vårt samhälle och vår kultur är just vår – inte normen i världen.

Prenumerera på Engelska Pro!

De flesta av oss anser också – även om vi inte vill erkänna det – att vi är bra på engelska. Vi lever i villfarelsen att vi är på samma nivå som modersmålstalare.

Mejlkonversationen – hur ger man rätt intryck professionellt?

Vissa ord struntar vi i att lära oss en gång för alla trots att det blir fel gång på gång, och andra vill vi inte inse har andra motsvarigheter på engelska än de ord som mest liknar det svenska. Tyvärr kan just dessa ord ge ett helt annat intryck både av oss professionellt, vår språkförmåga och vårt varumärke än vi kanske hoppats.

Hur ligger du till? Har du koll på de här tre punkterna?

1. Hälsningsfraser – våga vara tjatig med ditt favorituttryck

Att hälsa borde vara den enklaste sak i världen, men när vi skrivit "Hello!" i en mejlkonversation som sedan fortsätter med mejl efter mejl är lätt att vi vill skoja till det eller åtminstone variera oss.

Här kan den som känner sig tjatig tänka på att man sällan eller aldrig lägger märke till hur ofta någon annan inleder sina mejl med "Hej!" på svenska. Ord utan laddning har en tendens att inte synas, och det är först när vi börjar förändra något som det blir synligt.

"Hi there!" kan vi skriva till en nära kollega eller någon du inte hört av på ett tag, men inte när vi svarar med vändande mejl. Om vi plötsligt inleder vårt mejl med "Howdy!" låter det kanske som att vi är roliga typer men vi blir kanske inte den mest pålitliga i teamet. Skriver vi "Yo!" verkar vi rakt av oseriösa.

I Engelska ProOrd.se står det att "Hello!", "Hey!" och "Hi!" är vanliga vardagliga hälsningsfraser. Ibland kan det vara en trygghet att veta att det inte finns ett oändligt utbud att variera sig med, särskilt när engelska språket tycks ha tio likvärdiga ord där svenskarna – i bästa fall – har två för att säga hej.

Läs mer om våra digitala ordböcker – Engelska Pro, Engströms tekniska, Gullbergs fackordbok, Svenska, Svenska synonymer, Tyska, Franska, Spanska, Arabiska, Italienska och Ryska

Hitta nyanserna genom att ändra språkriktning i ordboken

När det gäller "Dear Sir/Madam" saknar denna fras motsvarighet i svenskan. Snarare än "kära" motsvaras det av "bäste/bästa" och det fungerar bra om du vill signalera att du är vänligt inställd och att du strävar efter att hålla en artig och god ton i ditt mejl.

Genom att klicka på pilarna kan du enkelt ändra språkriktning i ordboken för att få fler nyanser och djupare kunskaper om skillnader mellan ordval.

Att hålla sig till "Hello" med eller utan utropstecken eller komma, är att rekommendera. Den som vill sticka ut språkligt kan gärna ta chansen i muntlig konversation där man har alla möjligheter att rätta till direkt om det blir fel.

Å andra sidan är en hälsningsfras inte allt i världen. Men den kan bidra till att förmedla det intryck du vill ge.

2. "Kan du?" Att be om en tjänst i mejl på engelska

Ibland kan det vara extra viktigt att ge ett professionellt intryck – som när du behöver en tjänst eller vill att någon prioriterar det du behöver ha gjort. Här är det ofta lika viktigt att hitta balansen mellan det personligt kommunikativa och det faktum att det är brådskande.

Kan, med infinitivformen att kunna, är ett spännande exempel. I Engelska ProOrd.se hittar vi flera exempel där ordet "kan du" beskrivs som "could".

På samma sätt blir frågan "Kan du skicka mig dokumentet?" inte "Can you send me the document?" eftersom det låter som om personen i fråga inte skulle vara kapabel att göra det. "Could you send me the document, please?" är korrekt i det här fallet, liksom "Would you send me the document?"

"Kan" på svenska blir alltså i många lägen engelskans "could" eller "would".

Att be om något omgående

När vi behöver be om en tjänst omgående och fortfarande vill vara artiga är det inte säkert att det räcker med frågan "Could you send me the document, please?" Bättre är att specificera när du behöver ha det. Antingen "Could you send me the document right away, please?" eller "I will need the document as soon as possible/before 9 A.M. Thank you!"

Återigen ger Engelska ProOrd.se en rad exempel på fraser som passar just dig och ditt professionella sammanhang bäst. Och glöm inte knappen för att byta språkriktning!

Tydlighet och artighet – framgångssagor i mejlkonversationen

Den som är osäker på vilka fraser eller ord som är korrekta i ett visst sammanhang kan spara mycket tid och resurser på att vara specifik och tydlig i sitt budskap. Om man samtidigt tänker på att vara artig kommer man långt.

Ett "would you", "could you" och "please" fungerar ofta bättre än "can you", som snarare är en fråga om att vara kapabel.

Att utöka sin vokabulär gör att vi kan vara just tydliga och säga vad vi menar. Ju mindre missförstånd, desto mer effektiva processer och desto bättre resultat.

3. Avslutningsfraser – vänliga hälsningar i vanliga sammanhang

När det gäller avslutningsfraser nämner Engelska ProOrd.se "Bye-bye", "So long!" och "Cheerio!". De låter alla kul och som om användaren är en skön prick, men ibland är innehållet i mejl av allt annat än positiv karaktär, och då kan det rentav uppfattas som stötande.

Att skriva "Therefore we will no longer be needing your services. Cheerio!" kanske fungerar på film, men betydligt sämre i arbetslivet där så kallad employer branding är lika viktigt gentemot de som lämnar företaget som hos de som befinner sig på det i dag eller gentemot potentiella anställda.

Take care eller best regards?

I känslomässiga sammanhang finns i stället det mycket vänskapliga "Take care!", men överlag rekommenderar Ord.se helt enkelt "Yours sincerely" eller "Best regards" som båda motsvaras av "Vänliga hälsningar". Vill du hälsa till någon annan använder du också "regards" som i "Give Joanna my best regards." eller "Kind regards to you all" som är den mer hjärtliga varianten.

Att tänka på!

Vad är det som gör att det kan vara så svårt att hitta rätt nivå på det personliga planet och samtidigt framstå som formell och professionell på engelska? Är det för att vi saknar vokabulären, eller är det snarare självförtroendet, det där som man får när man vet att man har rätt?

Tips när du vill göra rätt i mejlkonversationer:

  • Ett tips kan vara att hålla sig till det man är bekväm med. Brukar du skriva "Hello!" – fortsätt med det. Och fokusera på att bestämma dig för om "Hello" med utropstecken eller "Hello" med kommatecken är mest passande för det du ska skriva.
  • Former av "kan" bör uttryckas med det artigare "could" eller "would" i engelskan.
  • Håll dig till "Yours sincerely" eller "Best regards" när du avslutar dina mejl om du vill vara på den säkra sidan om formaliteten.
  • För att stärka din vokabulär och därmed självförtroendet finns våra ordböcker till hands för att hitta rätt nyanser och rätt ordval – så att du känner dig säkrare på att du gör rätt.

Vill du bli ännu bättre på engelska?
Läs mer om våra digitala ordböcker och prenumerera på Engelska Pro